Zo begin je een workshop goed

Door Arjen Uittenbogaard

“We beginnen met een energizer.”
Ik maak veel workshops mee die meteen aan het begin al uit de bocht vliegen. Hoezo beginnen met een energizer? Ga je ervan uit dat iedereen suf binnenkomt en niet gemotiveerd is om mee te doen? Aan de andere kant, als mensen inderdaad niet gemotiveerd zijn om mee te doen, denk je dan dat een meer of minder flauw spelletje dat wel voor elkaar krijgt?

“Laten we eerst even een rondje doen.”
Dit is een heel goede manier om de sfeer meteen dood te slaan. Nadat deelnemer nummer 1 het riedeltje heeft afgedraaid dat ze altijd afdraait als ze zich voorstelt – naam, functie, woonplaats en gezinssamenstelling -, zal elke volgende datzelfde riedeltje herhalen. Als we dan bij deelnemer 10 zijn, horen we niet eens meer wat er gezegd wordt en zijn we van nummer 1 alweer vergeten wat ze vertelde.

“Een paar afspraken vooraf: telefoons uit, we laten elkaar uitpraten, …”
Om te beginnen zijn het geen afspraken als jij ze dicteert. Ook voel ik me bij zo’n rijtje altijd een beetje behandeld als een onopgevoed kind. Hoe vaak zijn die afspraken geen standaard fatsoensnormen? Het kan natuurlijk dat je als facilitator een groep onbehouwen deelnemers verwacht, maar als dat inderdaad het geval blijkt te zijn, gaan die zich dan aan deze afspraken houden?

Hoe dan wel

Hou me ten goede. Ik houd enorm van een onverwachte, creatieve opening en ik ben er helemaal vóór dat de deelnemers scherp en gefocust aan de start verschijnen. Ik vind het enorm belangrijk dat iedereen even aan het woord komt. En dat we ons gedragen tijdens de workshop is voor mij een uitgangspunt. Maar voor mij is de opening van een workshop té belangrijk om op zo’n standaardmanier af te raffelen.
Een goede opening van een workshop bevat wat mij betreft drie elementen:

  1. Het doel is voor iedereen duidelijk
  2. Iedereen komt aan het woord
  3. Iedereen gaat al aan het werk op een manier die past bij het vervolg

Doel

Je kunt niet snel te weinig tijd besteden aan het doel van de workshop. Het doel voorlezen van de eerste powerpoint-dia en dan doorgaan naar de volgende doet het doel geen recht. Het doel van de workshop moet de hele workshop letterlijk in beeld blijven. Schrijf het daarom op een vel papier en hang dat aan de muur, vooraan in de ruimte. Zo kun je op elk moment, bij elke discussie en onduidelijkheid terugkijken naar wat het doel ook alweer was. Als de discussie niet bijdraagt aan dat doel, kun je het onderwerp parkeren.
Bij de opening lees je het doel niet alleen voor, je vraagt ook of iedereen zich erin herkent en of de formulering in orde is. Ik zal nooit vergeten dat iemand bezwaar had tegen het woord ‘werknemers’ in de beschrijving van het doel. Volgens hem moest dat ‘employees’ zijn. Mijn eerste gedachte was: “Wat een zeurpiet.” Tot hij uitlegde dat in deze internationale organisatie ‘medewerkers’ over het algemeen sloeg op de mensen die in Nederland werkten, maar dat we het in de sessie over alle medewerkers over de hele wereld zouden hebben, ‘employees’ dus. Een nogal belangrijk verschil!
Soms gaat het letterlijk over punten en komma’s, maar zolang het doel niet goed is geformuleerd, heeft het geen zin om met de workshop te beginnen.

Iedereen aan het woord

In een workshop wil je dat alle deelnemers bijdragen. Lang niet iedereen neemt echter even makkelijk het woord in een groep. Door in het begin van de workshop iedereen even iets te laten zeggen, hebben ze het in elk geval al een keer gedaan. Mogelijk heb je daarmee als facilitator die drempel al iets lager gemaakt.
Inderdaad bereik je met het traditionele ‘rondje’ dat iedereen iets gezegd heeft. Maar enerzijds: waarom moet het op het rijtje af? Je kunt na de eerste ook vragen: “Wie heeft iets wat daar op aansluit?” Of juist: “Wie heeft iets heel anders?” En anderzijds: wát je de mensen vraagt te vertellen, heeft liefst relevantie met betrekking tot het werk dat in de workshop gedaan gaat worden. Daarover gaat het volgende punt.

Congruent aan de slag

In een workshop moet gewerkt worden, vandaar de naam. Laten we daar dan zo snel mogelijk mee beginnen. Energizers zijn zeker een manier om direct aan de slag te gaan. Maar omdat ze zo vaak niks met de rest van de workshop te maken hebben, blijft zo’n werkvorm vaak een los ‘dingetje’: we hebben even ‘leuk’ gedaan en nu schakelen we over naar het echte werk. Je kunt de deelnemers heel veel vragen om te doen tijdens de opening van de workshop, maar je moet altijd kunnen uitleggen waar het op slaat. Een geslaagde opening staat of valt wat mij betreft met de mate van congruentie met het werk in de workshop.
Als dat werk ingewikkeld of specifiek gaat worden, is het verstandig om mensen aan het werk te zetten met een oefening die lijkt op wat verderop gaat komen. Je laat ze er als het ware ‘in het klein’ al even mee oefenen. Na die oefening kun je er verderop in de workshop naar terug verwijzen.
Een mooi voorbeeld vind ik de workshop waarin een backlog geprioriteerd moest worden. De vertegenwoordigers uit de organisatie die aanwezig waren, hadden de neiging om alles belangrijk te vinden: “Natuurlijk is dit een must-have, anders had ik het toch niet genoemd?” Bij de opening vroegen we hen om met hun buur kennis te maken en te vertellen hoe hun droomvakantie eruit ziet. Na een tijdje voegden we nog een vraag toe: vertel nu eens hoe jouw vorige zomervakantie eruit zag. Hilariteit alom, maar het hele idee van prioriteren was in één klap helder. Verderop konden we steeds weer naar de vakanties verwijzen. Je wilt misschien wel van alles, maar niet alles kán: om budgettaire redenen, omdat er nog meer familieleden zijn die ook zo hun wensen hebben – noem maar op. Op vakantie kom je er met elkaar uit. Met deze backlog is het van hetzelfde laken een pak. Laten we kijken hoe we het met elkaar over de prioritering eens kunnen worden.

Meesterlijk Faciliteren

De opening is een belangrijk onderdeel van een workshop. Wees je daarvan bewust, als facilitator. Faciliteren kun je leren. In de training Meesterlijk Faciliteren oefen je met het ontwerpen van een goede opening en probeer je ‘m ook uit. Voor de training van april kun je je nog inschrijven.

Arjen Uittenbogaard

Arjen is verhalenverteller. Een training van hem is een ervaring die je niet licht vergeet. Hij is ook regisseur van improvisatietoneel. Dat vindt hij een mooie metafoor voor zijn werk in het coachen van teams en individuen in organisaties die meer agile willen worden. Want dat is zijn expertise: agile werken. Daar heeft hij al twintig jaar ervaring mee en daar is hij goed in. Zijn hart gaat uit naar de menselijke kant van het werk, naar de communicatie en de samenwerking. Daarbij weet hij alles van complexe adaptieve systemen: omgevingen waarin niets is wat het lijkt, waar best practices je op het verkeerde been kunnen zetten en waar je steeds zult moeten experimenteren en leren. Ook heeft hij nog steeds lol van zijn achtergrond in object georiënteerde softwareontwikkeling: hij mag ontwikkelaars graag uitdagen op hun ontwerpen en de toepassing van design patterns daarin.

06 - 59 443 440

Andere posts

Klik hier