Transparantie beïnvloedt transpiratie

Door Karel van de Meent

Nee zeggen kan alleen als je kunt aangeven wat de consequentie is van ja zeggen.

Je kent het vast wel: “Kun je dit even voor me doen?” vraagt iemand aan jou. “Hmmm,” denk je dan. Ik wil het wel doen, want ik vind het fijn als ik iemand kan helpen. Of omdat het de baas is. Of omdat ik geen nee kan zeggen. Of omdat mijn adrenaline een shot krijgt. Of … Dus zeg je: “Ja, ik zal het zo snel mogelijk oppakken”.

Of je zegt: “Nee, want ik heb er geen tijd voor”. Maar dan voel je al aan dat het lastig wordt, want je kunt niet goed aangeven waarmee, of je weet dat er dan een escalatie gaat komen.

Dus je zegt ja tegen iets waarvan je in eerste instantie denkt dat het prima te doen is, tegen beter weten in. Al snel blijkt dat het toch meer tijd kost dan je oorspronkelijk dacht. Als je denk dat je klaar bent moet het vaak nog één of twee keer aangepast worden. Alles bij elkaar kost het een veelvoud van de eerste inschatting. We hebben dan wel iemand blij gemaakt.

Maar de consequentie is dat we iets anders niet hebben gedaan, waardoor andere mensen teleurgesteld worden en het vertrouwen in ons werk verliezen.

Transparantie is de sleutel

Door zichtbaar te maken waar je mee bezig bent, wordt de discussie een stuk makkelijker. Ook is het makkelijker om ja of nee te zeggen, aangezien de consequentie veel makkelijker aantoonbaar is. Dit noemen we ook wel visueel management.

Hoe begin je daarmee

Gewoon beginnen. Hou een tijdje bij waar je je tijd in stopt en schrijf dat op. Neem als richtlijn blokken van 1 tot 4 uur, zodat je een goede balans krijgt tussen detail en overzicht, tussen inhoud en proces, tussen uitvoerend werk en overhead. Parallel schrijf je de activiteiten op die je van plan bent de komende tijd te gaan doen. Ook weer in blokken van 1 tot 4 uur. Zet de schatting er ook bij. Probeer zo realistisch mogelijk te schatten, liefst gebaseerd op ervaringen uit het verleden. Houd daarbij ook rekening met indirecte tijd, zoals koffiedrinken, verstoringen door telefoon of collega’s, kwaliteitsborging, enzovoorts. Stel dat een taak twee uur duurt, je hebt ervaren dat het niet lukt om vier van die taken in één dag te doen, maar wel twee, schat de volgende keer dan vier uur voor zo’n taak. Anders hou je jezelf en anderen voor de gek.

Als je het lastig vindt om je activiteiten zichtbaar te maken, zet dan vooral in op snel leren, door 50% van de tijd te reserveren voor planbaar werk en de andere 50% voor onvoorzien. Maak het onvoorzien werk wel zichtbaar door die activiteiten zichtbaar te maken zodra ze optreden. Dat overzicht geeft inzicht in de echte tijdbesteding en biedt mogelijkheden om te leren of je wel met de juiste dingen bezig bent. Na verloop van tijd zal het percentage onvoorzien kleiner worden en de schattingen steeds beter.

Natuurlijk kun je dit voor je zelf doen, maar ook met je hele team. Op programma- en portfolioniveau is het principe gelijk, maar de grootte van de blokken anders.

Waarom werkt dit niet?

Er zijn genoeg redenen waarom dit niet kan werken. We doen veel werk wat we liever niet delen met anderen. Of we voelen ons onder druk gezet om het voor minder te doen. Of we durven niet toe te geven dat we nog wat ervaring missen, of risico’s zien, of afhankelijk zijn van anderen. Of geen zin hebben in de extra administratie. Of niets kunnen delen vanwege privacyregels. Of …

Het allerbelangrijkste is dat we eerlijk kunnen en durven zijn. Dat we ons veilig voelen en het leereffect meer waarderen dan de angst om ons bloot te geven. Als je gaat transpireren van angst, dan is er in de context van jouw werkveld werk aan de winkel in het creëren van een veilige werkomgeving.

Waarom gaat dit wel werken?

Teams die dit toepassen, plukken er al snel vruchten van. Er ontstaat rust en flow, waardoor er veel effectiever wordt samengewerkt. Gewoon doordat het inzicht helpt om betere beslissingen te nemen op basis van prioriteiten. De transpiratie die dat oplevert komt van het maken van meters.

Karel van de Meent

Karel van de Meent

Karel van de Meent is een enthousiaste, kwaliteitsbewuste en realistische performanceverbeteraar en doeltreffende consultant en trainer. Hij vindt het een uitdaging om projecten en organisaties op een effectieve en efficiënte manier te laten functioneren. Structurele oplossingen staan voor hem daarbij hoog in het vaandel.\r\nDe combinatie van trainer en consultant borgt dat de theorie gestoeld is op praktijkervaring en dat in de praktijk ook de theoretische kaders in beeld blijven. Karel vindt het erg belangrijk om de balans tussen Educatie, Entertainment en Empowerment goed te houden, door veel interactie, veel ervaringen uitwisselen en veel te oefenen.\r\nZijn achtergrond en ervaring liggen voornamelijk in de ontwikkeling van producten, technische software en systemen. Door te putten uit ervaring en zijn kennisnetwerk is Karel in staat gebruik te maken van bewezen modellen, methoden en technieken als Scrum, Lean Six Sigma, CMMI, Agile en SAFe en de combinatie hiervan.

06-59443446

Andere posts

Klik hier