Open Space Agility – waar scaling agile, faciliteren en storytelling bij elkaar komen

Door Arjen Uittenbogaard

Deze week ontving ik het certificaat van deelname aan de training Open Space Agility door Daniel Mezick en Astrid Claessen. Een waardevolle training over een aanpak waarin drie van mijn werkgebieden bij elkaar komen: scaling agile, faciliteren en storytelling. Hieronder wil ik mijn fascinatie en bewondering voor OSA toelichten door in te gaan op de link met die andere vakgebieden.

Open Space Agility
Open Space Agility is een benadering van organisatiebrede agile verandering die bouwt op de kennis, ervaring en energie in de organisatie. Een benadering die de bekende scaling-aanpakken (SAFe, LeSS, enzovoorts) goed kan aanvullen.
In de voorbereiding van een transitie werk je als coach met het management aan een gedegen begrip van agility en van de aanpak. Hierbij worden de doelen bepaald voor de verandering. Vervolgens wordt een eerste Open Space georganiseerd. Hiervoor wordt iedereen in de organisatie uitgenodigd (maar niet verplicht) om mee te denken over hoe richting die doelen te bewegen. In die sessie van 1 of 2 dagen vinden gelijkgestemden elkaar rond veranderexperimenten die ze gaan uitvoeren. Kaders, of leidende principes, voor die experimenten zijn de waarden en principes van het Agile Manifest.
Na de Open Space worden die experimenten uitgevoerd gedurende een afgebakende periode van 2 à 3 maanden. Zo leert de organisatie agile werken en worden de belangrijkste belemmeringen al aangepakt. In deze periode hebben coaches een belangrijke rol om te helpen met het agile gedachtegoed in daden om te zetten.
Na deze periode volgt weer een Open Space, waarvoor weer iedereen wordt uitgenodigd. Nu wordt enerzijds teruggekeken op wat de achterliggende periode heeft gebracht en samengewerkt aan de volgende stappen op het agile pad.

Wat me aanspreekt
Daniel Mezick, de bedenker van Open Space Agility, laat niet na te benadrukken dat een verandering ‘invitation-based’ moet zijn en niet opgelegd. Nodig mensen uit om mee te doen en ga aan de slag met diegenen die komen. In die groep zitten de toekomstige leiders in de verandering. Mij spreekt dit aan omdat ik weet hoeveel tijd en energie er kan gaan zitten om degenen die (nog) niet willen, te proberen te overtuigen. Bijvoorbeeld door ze trainingen en coaching te geven, door ze te helpen om op andere manieren te gaan werken, door ze te proberen te verleiden met verhalen over hoe mooi het allemaal kan zijn. Maar als mensen echt (nog) niet willen, kun je er ook voor kiezen om je te richten op degenen die wél willen. Daar zit de energie en zij gaan resultaten boeken. Waarschijnlijk zijn die resultaten veel overtuigender dan welke training, coaching of verhalen ook maar.

Spelen
Mezick vergelijkt organisatieverandering met een spel. Net als in een spel is het van belang om duidelijke doelen en heldere regels te hebben en om voortgang te kunnen zien. We zijn in transities met serieuze zaken bezig waardoor we soms haast verstarren van de serieuzigheid. Speelsheid vind ik enorm belangrijk. Tegelijk doen we niet zomaar wat. Dat laten die doelen, regels en voortgang wel zien. (Tussen haakjes: daarom vind ik het zo overbodig om het over ‘serious’ games te hebben. Spelen op zich is al ‘serious business’.)

Verhalen
Ook benadrukt Mezick het belang van storytelling. Aan het begin van een transitie is het van belang dat er een verhaal is dat de noodzaak en de mogelijkheden schetst van de aanstaande verandering. Dit veranderverhaal moet door de leiders verteld worden. Maar gedurende de Open Space en de periode van experimenteren daarna ‘schrijft’ de organisatie verder aan dat verhaal. De dagelijkse ervaringen worden stuk voor stuk elementen in het grotere verhaal. Als we deze ervaringen delen, leren we wat werkt en wat niet; wat we waarderen als ‘passend’ gedrag en welk gedrag we niet meer wensen; waarop we trots zijn en waarop niet (meer). Als verhalenmaker en verteller spreekt deze brede interpretatie van storytelling spreekt me aan: niet alleen het management vertelt verhalen, maar elke ervaring waarover gesproken wordt, is een verhaal dat waardevolle lessen bevat die betekenis geven aan de verandering.

Faciliteren
Ook spreekt de rol van de facilitator in OSA me aan. Als regelmatig bezoeker van agile (un)conferenties kende ik het idee van een Open Space wel, dacht ik. Maar een Open Space zoals die bedoeld is, eentje waarin het echt ergens over gaat, vraagt net even iets meer van de facilitator. Bij de voorbereiding is het belangrijk dat er een duidelijke vraag moet liggen. De leiding moet zich eraan committeren om met de uitkomsten aan de slag te gaan. Tijdens de Open Space is het van belang dat er echt een open ruimte is, letterlijk en figuurlijk: ruimte waarin ideeën tot bloei kunnen komen. De facilitator ‘bewaakt’ die ruimte. Dat doet zij wellicht nog meer door niet-doen, dan door prominent aanwezig te zijn en zichtbaar te handelen. Een mooie rol, die net even een wat andere houding van de facilitator vraagt dan bijvoorbeeld het bedenken van leuke werkvormen of het bewaken van de tijd. In mijn training Meesterlijk Faciliteren is een van de terugkerende thema’s: liever lui dan moe. Hoe meer vertrouwen jij als facilitator hebt dat de deelnemers het kunnen, hoe meer ze hun verantwoordelijkheid gaan nemen en hoe beter de resultaten. De houding van de facilitator in een Open Space lijkt haast de overtreffende trap hiervan. Je geeft de deelnemers alle ruimte om zelf aan de slag te gaan.

OSA als oefening in agile gedrag
Met de ruimte die in Open Space Agility gegeven wordt aan iedereen in de organisatie om verantwoordelijkheid te nemen is het een toonbeeld van agility. Deze ruimte vraagt wat van ‘de mensen eromheen’. Misschien nog wel nadrukkelijker dan in andere aanpakken is het evident dat van iedereen agile gedrag wordt gevraagd. Wij allemaal, leidinggevenden, coaches, Scrum Masters in de eerste plaats, moeten practicen wat we preachen.

Arjen Uittenbogaard

Arjen is verhalenverteller. Een training van hem is een ervaring die je niet licht vergeet. Hij is ook regisseur van improvisatietoneel. Dat vindt hij een mooie metafoor voor zijn werk in het coachen van teams en individuen in organisaties die meer agile willen worden. Want dat is zijn expertise: agile werken. Daar heeft hij al twintig jaar ervaring mee en daar is hij goed in. Zijn hart gaat uit naar de menselijke kant van het werk, naar de communicatie en de samenwerking. Daarbij weet hij alles van complexe adaptieve systemen: omgevingen waarin niets is wat het lijkt, waar best practices je op het verkeerde been kunnen zetten en waar je steeds zult moeten experimenteren en leren. Ook heeft hij nog steeds lol van zijn achtergrond in object georiënteerde softwareontwikkeling: hij mag ontwikkelaars graag uitdagen op hun ontwerpen en de toepassing van design patterns daarin.

06 - 59 443 440

Andere posts

Klik hier