Meesterlijk faciliteren met collega’s: drie keer waardevol

Door Arjen Uittenbogaard

Ben je lijnmanager die de samenwerking in de organisatie wil verbeteren? HR-adviseur die advies geeft over de ontwikkeling van vaardigheden van medewerkers in de organisatie? Agile leider die teams of gildes wil ondersteunen? De training Meesterlijk Faciliteren van Altimos kan hierbij helpen. Een training die waardevol is voor de ontwikkeling van individuele medewerkers en van de hele organisatie.

“De kick-offs bij klanten zijn veel beter geworden.”
“We hebben nu een gezamenlijke rugzak met technieken om betere meetings te houden.”
“We weten elkaar in verschillende afdelingen beter te vinden.”
“Het Scrum Master gilde heeft nu handvatten om samen te blijven groeien.”
“Als Product Owners kunnen we elkaar nu en dan helpen bij sessies met stakeholders.”

Dit is wat wij terughoren na in-company trainingen Meesterlijk Faciliteren. De feedback van individuele deelnemers is eigenlijk altijd positief, de training met collega’s volgen biedt nog meer waarde. Het komt dan ook vaak voor dat Altimos na een eerste uitvoering van de training wordt teruggevraagd. Enthousiaste collega’s bevelen elkaar de training aan.
Wat leren deelnemers in deze training en wat is de meerwaarde van het doen van een in-company uitvoering, dus samen met collega’s?

Betere samenwerking is pure noodzaak

Projecten, productontwikkeling, dienstverlening – wat ook maar de aard is van het werk: meer en meer vraagt het om goede samenwerking. Samenwerking van teamleden in een Scrumteam of van Scrumteams met elkaar. Actief betrekken van de stakeholders om hun belangen en wensen te snappen en te kunnen prioriteren. Samenwerking van management met de operationele teams. Goede samenwerking is pure noodzaak. In Scrum is deze samenwerking deels georganiseerd in vaste teamevents zoals planningsessies en retrospectives. Maar bijvoorbeeld Product Owners organiseren ook andere sessies. Zij onderzoeken samen met klanten hun problemen, of willen met hen oplossingsrichtingen verifiëren. Ook in niet-agile omgevingen is er met goede samenwerking veel te winnen.
Het is dus belangrijk dat deze sessies, events, workshops of vergaderingen, hoe ze ook maar genoemd worden, goed verlopen. Tijd is kostbaar en er wordt al genoeg vergaderd. Laten we de tijd samen effectief benutten. Effectief wil zeggen dat de sessie tot een resultaat leidt dat wordt gedragen door alle deelnemers omdat ze allemaal, vanuit hun eigen belangen en expertise, actief hebben bijgedragen aan dat resultaat. Een resultaat bovendien met heldere afspraken voor een vervolg na de sessie.

Je bent je eigen instrument

We kennen allemaal voorbeelden van sessies die niet effectief waren. Dus blijkbaar is er iets of iemand nodig dat of die ondersteunt in het effectief laten verlopen ervan. Zoiets heet faciliteren en zo iemand een facilitator. Faciliteren is een vak dat je kunt leren en de training Meesterlijk Faciliteren helpt daar een heel eind bij. In deze training leren de deelnemers aan de ene kant technieken en werkvormen die bij verschillende soorten sessies ingezet kunnen worden. Denk daarbij aan werkvormen of games uit de op dit moment populaire Liberating Structures en Management 3.0. Daarnaast, en misschien nog wel veel belangrijker, leren de deelnemers hoe ze deze werkvormen op een goede, effectieve manier in de praktijk brengen. Daarbij gaan we in op de voorbereiding en het maken van een geschikte agenda en vooral op de persoonlijke vaardigheden die maken dat alle deelnemers tijdens de workshop op een constructieve manier (kunnen) bijdragen. Daarbij komt het bijvoorbeeld aan op het aanvoelen van de sfeer en energie in de groep; op het je bewust zijn van groepsdynamiek; op het aanspreken van deelnemers op de consequenties van hun gedrag. De belangrijkste les in de training is vaak het besef van de invloed van hun eigen gedrag als facilitator. Daarom oefenen we veel en krijgen alle deelnemers feedback en suggesties op hun functioneren. Als facilitator ben je je eigen instrument en dat wil je zo goed mogelijk inzetten.
Daarnaast leren deelnemers aan de training natuurlijk ook doordat ze anderen aan het werk zien en feedback geven. Zo blijkt de training direct praktisch waardevol te zijn. Regelmatig vertellen deelnemers dat ze meteen in sessies die zij na de training faciliteerden al profijt hadden van de training. Het mooiste voorbeeld daarvan was in een training waar de tien deelnemers bij de opening van dag 2, een week na de eerste dag, allemaal vertelden over hoe zij een les uit dag 1 al met succes in de praktijk hadden toegepast. Voor elk van de deelnemers was dat ook nog eens een verschillende les. Tien praktische lessen direct in de praktijk van waarde!

In-company nóg waardevoller

Het kan nog waardevoller. Door de training met collega’s van dezelfde organisatie te volgen. Zo zijn de volgende aanvullende voordelen te behalen.

  • Direct aanpakken van urgente vragen Om te oefenen, gebruiken we in de training cases: realistische en herkenbare situaties waarbinnen workshops uitgevoerd kunnen worden. Door de herkenbaarheid is het niet nodig dat de deelnemers rollen spelen: iedereen is zichzelf en zo kan er veel geleerd worden. In een training met alleen collega’s kunnen de oefencases vervangen worden door daadwerkelijke situaties binnen de eigen organisatie. Voorbeelden die in trainingen zijn langsgekomen: verbetering van het beoordelingssysteem; andere manieren van belonen; uniformere aanpak van specifieke projectsessies en de documentatie daarvan. Zo wordt al tijdens de training een begin gemaakt met daadwerkelijke stappen om die situaties te verbeteren.
  • Betere samenwerking over afdelingen heen In een training die we gaven, deden collega’s van verschillende afdelingen mee. Verkoop- en accountmanagers, projectleiders en ontwerpers en ontwikkelaars van oplossingen. Verschillende rollen waarvan iedereen vooraf ook al vond dat het waardevol zou zijn om in de context van een project meer samen te werken. Maar waarvoor nooit de gelegenheid werd gevonden of tijd werd gemaakt. Binnen de training ontstonden naar aanleiding van de theorie en oefeningen diverse discussies over de verwachtingen die ze van elkaar hadden en hoe die vaak niet bleken te kloppen. Al in de training werden concrete afspraken gemaakt om daadwerkelijk meer en eerder samen te gaan werken.
  • Gezamenlijke toolkit Als facilitator is het belangrijk om een goed gevulde gereedschapskist te hebben met werkvormen en tools. Nog waardevoller is het om met elkaar zo’n kist te vullen: iedereen kent dan de werkvormen en weet hoe die in te zetten. Iedereen gebruikt ook dezelfde terminologie. Een gezamenlijke training helpt om zo’n gemeenschappelijke basis te vormen waar iedereen uit kan putten. In de loop van de tijd kan die verzameling praktische gereedschappen vervolgens uitgebreid worden.
  • Elkaar helpen Een van de lessen die op veel deelnemers indruk maakt, is dat ze maar beter geen sessies faciliteren waar ze zelf inhoudelijk bij betrokken zijn. Als zij zelf expertise moeten leveren om een goede analyse te maken, bijvoorbeeld. Of als zij belang hebben bij de uitkomst van de sessie. In dergelijke gevallen kunnen ze beter een ander vragen om de sessie te faciliteren. Na een gezamenlijke training Meesterlijk Faciliteren besloot een groep collega’s om een pool van facilitators te vormen. Als zij, of anderen uit de organisatie, voortaan een onafhankelijke facilitator nodig hadden voor een sessie, konden ze een collega uit de pool vragen. Omdat ze een gezamenlijke basis hebben in de training, konden ze workshops makkelijk overdragen.
  • Betere klantsessies Het hoofd van de afdeling met projectleiders vertelde over de kick-offs met klanten die waren verbeterd nadat de projectleiders de training hadden gevolgd: “Voorheen was zo’n kick-off vooral zenden van ons naar een passieve, niet zelden onwillige groep medewerkers bij de klant. Nu maken we het veel interactiever. Gevolg: vanaf het begin krijgen we veel sneller de echte issues en risico’s op tafel. Vanaf het begin werken we nu echt samen met de klant.”

Tal van rollen en functies

Dit lezend kun je concluderen dat de training Meesterlijk Faciliteren een mooie gelegenheid is om de samenwerking te verbeteren binnen de organisatie en ook daarbuiten, met de klant en andere betrokkenen. En tegelijk geeft de training handvatten om die verbetering concreet te maken. Het mes snijdt zo dus aan meerdere kanten.
Hierboven hebben we al verschillende rollen en functies genoemd voor wie facilitatievaardigheden bij zullen dragen aan een nog effectievere invulling van hun werk. De training hebben we in de afgelopen jaren verzorgd voor onder andere de volgende groepen collega’s:

  • Scrum masters binnen een organisatie – zij vormden samen een gilde waarbinnen ze hun professionele ontwikkeling verzorgden. De training was daar een onderdeel in.
  • Projectleiders binnen een organisatie die meer agile ging werken – om voorbereid te zijn op een veranderende rol wilden ze ook meer aandacht besteden aan de nieuwe vaardigheden die dat zou vragen. Prominent onderdeel daarbij was het leren faciliteren.
  • Informatieanalisten en UX-ontwerpers die in workshops samen met de klant zicht krijgen op de vraag achter de vraag en willen toetsen of bedachte oplossingsrichtingen werken – door samen te leren faciliteren, konden ze ook gezamenlijk optrekken in dergelijke projecten.
  • Deelnemers uit verschillende afdelingen (projectleiders, verkopers en ontwikkelaars. Initieel was het doel om betere workshops te kunnen uitvoeren. Zoals hierboven beschreven, leverde de training nog veel meer dan dat: de interne samenwerking is aanzienlijk verbeterd.

Wil je de samenwerking in de organisatie wil verbeteren? Adviseer je over de ontwikkeling van vaardigheden van medewerkers in de organisatie? Wil je competence centers of gildes ondersteunen? De training Meesterlijk Faciliteren kan hierbij helpen. Een training die waardevol is voor de ontwikkeling van individuele medewerkers en van de hele organisatie.

Arjen Uittenbogaard

Arjen is verhalenverteller. Een training van hem is een ervaring die je niet licht vergeet. Hij is ook regisseur van improvisatietoneel. Dat vindt hij een mooie metafoor voor zijn werk in het coachen van teams en individuen in organisaties die meer agile willen worden. Want dat is zijn expertise: agile werken. Daar heeft hij al twintig jaar ervaring mee en daar is hij goed in. Zijn hart gaat uit naar de menselijke kant van het werk, naar de communicatie en de samenwerking. Daarbij weet hij alles van complexe adaptieve systemen: omgevingen waarin niets is wat het lijkt, waar best practices je op het verkeerde been kunnen zetten en waar je steeds zult moeten experimenteren en leren. Ook heeft hij nog steeds lol van zijn achtergrond in object georiënteerde softwareontwikkeling: hij mag ontwikkelaars graag uitdagen op hun ontwerpen en de toepassing van design patterns daarin.

06 - 59 443 440

Andere posts

Klik hier