Mannen kunnen geen twee dingen tegelijk

Door Karel van de Meent

Hard werken is niet altijd lonend

Stel dat je bezig bent met een ontwerp te maken. Het gaat lekker, maar je kunt niet verder want je moet wachten omdat je informatie nodig hebt van een architect. Dus je neemt contact met hem op en vraagt hem om deze informatie. Om je tijd nuttig te besteden pak je een andere taak op. Een stuk code schrijven. Het gaat weer lekker, maar na enige tijd kun je weer niet verder want voor het testen heb je een testsysteem nodig dat nu niet beschikbaar is. Met de eerste taak kun je nog niet verder omdat je nog geen reactie hebt ontvangen van de architect. Dan maar de gebruikersdocumentatie bijwerken van de functionaliteit die je eerder hebt opgeleverd. Als je net de juiste versie van het document hebt gevonden word je gebeld door een collega. Hij heeft je hulp nodig bij het aanpassen van een stuk software waar jij in het verleden ook al eens hebt gewerkt. Je laat hem niet in de steek, want anders kan hij niet efficiënt verder werken. Jullie delen je schermen. Terwijl je midden in een goed gesprek met hem zit begint de netwerkverbinding te haperen. Na enige irritatie besluit je om je hele laptop opnieuw op te starten. Gelukkig, jullie kunnen weer verder. Totdat de agenda een signaal afgeeft: het afdelingsoverleg begint. Tja … toevallig moet je collega naar datzelfde overleg en je weet dat de baas het belangrijk vindt dat je erbij bent, dus je doet mee. De hele dag heb je nauwelijks tijd gehad voor koffie, toiletbezoek of lunch. Je sluit de dag af met een gevoel van irritatie … hard gewerkt, maar niets is af.

Less is more

Hoe zou het zijn als we kunnen afmaken waar we aan beginnen? Hoe kunnen we dit voor elkaar krijgen? Hoe kunnen we bovenstaand patroon doorbreken?

Eerst even wat terminologie. Het onderhanden werk noemen we Work In Progress, oftewel WIP. Als we 6 taken onder handen hebben, is de WIP 6. Uit onderzoek[1] blijkt dat de productiviteit bij een WIP van 2 ca 34% hoger is dan bij een WIP van 1. En dat neemt nog iets toe bij een WIP van 3. Maar daarboven niet meer. Sterker nog, het neemt af. Dat komt voornamelijk omdat we meer tijd kwijt zijn aan het schakelen tussen taken dan de winst die we behalen door niet te hoeven wachten.

Maar er zijn andere parameters die we moeten meewegen:

  • Bij een WIP van 2 maken we 2 keer zoveel fouten als bij een WIP van 1. En het aantal fouten blijft lineair toenemen naarmate de WIP toeneemt. Bij een WIP van 6 maken we dus 6 keer zoveel fouten als bij een WIP van 1. En die fouten leiden tot ontevreden klanten, rework, technische schuld en meer onderhoud.
  • De doorlooptijd van een item neemt ook toe naarmate de WIP toeneemt.
  • De capaciteit om flexibel in te spelen op veranderingen neemt af.
  • De voorspelbaarheid hoe lang het duurt voordat een item klaar is neemt af.
  • De werknemerstevredenheid gaat omhoog als dingen sneller worden afgemaakt.

Resumerend komt het erop neer dat het streven naar een lage WIP het beste is.

Kies een WIP limiet

De praktijk is weerbarstig. Wees dan ook realistisch met dit streven. Zet de WIP limiet bijvoorbeeld op 3. Dat wil zeggen dat je met jezelf afspreekt dat je niet meer dan 3 items onderhanden mag hebben. Als je dus een vierde item wilt gaan oppakken, dan doe je dat dus niet, maar ga je actief de belemmeringen oplossen van één of meer van de andere items. Als dat echt niet lukt, dan besluit je om die items te parkeren of zelfs helemaal te stoppen. Je zult merken dat je meer gedaan krijgt en dat het geeft meer voldoening.

Werkt ook met je team

Binnen je team heb je meestal te maken met allemaal specialisten. En die zijn natuurlijk bezig met dingen waar ze goed in zijn. Ook hier wil ik je uitdagen om er op een andere manier naar te kijken: Kies een WIP limiet per processtap binnen het team en zodra de neiging komt om daar bovenuit te komen ga je eerst kijken of je anderen kunt helpen in plaats van iets nieuws te starten. Gedeelde smart is halve smart, gedeelde vreugd is dubbele vreugd.

Volgende keer zal ik ingaan op het prioriteren

Enneh … dit verhaal is ook van toepassing op vrouwen

Karel van de Meent

[1] Rally, ‘The impact of agile quantified’

Karel van de Meent

Karel van de Meent is een enthousiaste, kwaliteitsbewuste en realistische performanceverbeteraar en doeltreffende consultant en trainer. Hij vindt het een uitdaging om projecten en organisaties op een effectieve en efficiënte manier te laten functioneren. Structurele oplossingen staan voor hem daarbij hoog in het vaandel.\r\nDe combinatie van trainer en consultant borgt dat de theorie gestoeld is op praktijkervaring en dat in de praktijk ook de theoretische kaders in beeld blijven. Karel vindt het erg belangrijk om de balans tussen Educatie, Entertainment en Empowerment goed te houden, door veel interactie, veel ervaringen uitwisselen en veel te oefenen.\r\nZijn achtergrond en ervaring liggen voornamelijk in de ontwikkeling van producten, technische software en systemen. Door te putten uit ervaring en zijn kennisnetwerk is Karel in staat gebruik te maken van bewezen modellen, methoden en technieken als Scrum, Lean Six Sigma, CMMI, Agile en SAFe en de combinatie hiervan.

06-59443446

Andere posts

Klik hier