Een half jaar veranderen bij HR – een toespraakje

Door Arjen Uittenbogaard

Alweer een half jaar werkte ik mee in de verandering op de HR-afdeling. Samen met een collega-coach ondersteunde ik het veranderteam, individuele projectleiders en operationele teams. Mij werd gevraagd om tijdens de afdelingsbijeenkomst mijn observaties over dat halve jaar te delen. Zo’n vraag is altijd een mooie aanleiding om de kijk op veranderen een beetje te ‘framen’. Het biedt een mooie kans om belangrijke ideeën nog eens te benadrukken en andere perspectieven te introduceren hoe je er óók naar kunt kijken. Dit is wat ik vertelde.

Ik kom hier nu een half jaar een dag in de week. In die tijd, heb ik het gevoel, is er het een en ander veranderd. Lichtjes. Aarzelend misschien. Maar kleine veranderingetjes zijn juist het mooist. Veranderen gaat met kleine stapjes. Ridicuul kleine stapjes.
De oorspronkelijke vraag aan ons als coaches was: “Help bij de verandering.” Als we rondvroegen wat jullie daar voor ideeën bij hadden, was dat vaak onduidelijk. Wat we vooral veel hoorden was dat jullie met borden moesten gaan werken. Inmiddels is dat beeld wat rijker en meer gedeeld geworden. We zoeken focus op samenwerken, focus op resultaat en focus op zichtbaarheid. We zoeken zo snel mogelijk feedback op wat we doen, opdat we zo snel mogelijk kunnen verbeteren.
Als HR-afdeling helpen jullie de organisatie bij veranderingen. Daar zijn jullie in opgeleid en daar zijn jullie goed in. Regelmatig hoorde ik jullie verhalen over hoe moeilijk ‘ze’ meewerkten in die veranderingen en hoe lastig het was om bijvoorbeeld de decentrale HR-afdelingen mee te krijgen. Wat me vanaf het begin intrigeerde is dat jullie dit bij anderen heel scherp zien en kunnen benoemen. En tegelijkertijd vinden jullie het zèlf veranderen hier op de afdeling maar wát lastig. Wat is het ingewikkeld om keuzes te maken, om onderhanden werk áf te maken en om niet te blijven hangen in praten óver, maar om te gaan dóen.
Terugkijkend op het afgelopen half jaar heb ik dus het gevoel dat er stapjes zijn gezet. Geen grootse of meeslepende. Ridicuul klein misschien. Maar er is iets aan het veranderen. We beginnen het te scherper of eerder te constateren als dingen niet goed gaan. Vorige maand merkte Henk op dat we geen tijd nemen voor de lunch – iedereen eet z’n boterham achter de computer. Irma kwam er achter dat je de bliebjes en popups als er een mailtje binnenkomt, kunt uitzetten. Managers beginnen in te zien dat het niet werkt als je 15 projecten tegelijk doet. Dergelijke zaken constateren is al een mooie stap. Dan kun je er vervolgens namelijk ook echt iets aan gaan doen. Dankzij Henk hadden we de afgelopen maand twee keer per week soep voor een gezamenlijke lunch. Irma handelt haar mail nu een paar keer per dag, veel meer gefocust af. En er is daadwerkelijk al “Nee, niet nu” gezegd toen er weer een belangrijk project binnen kwam vliegen dat op stel en sprong moest beginnen. Constateren dat het beter kan en daar dan actie op ondernemen. Of, als je het zelf niet kunt verbeteren, elkaar om hulp vragen. Het gebeurt.
Binnen het veranderteam hebben we ook een aantal mooie stapjes gezet. Het team dat begon als groepje MT-leden, bestaat nu uit enthousiaste vrijwilligers van de afdeling. Dat alleen al vind ik geweldig! En wat steeds weer waardevol blijkt: in het veranderteam proberen we te ‘practicen’ wat we ‘preachen’. We hebben vaste werkblokken waarin we samen toewerken naar concrete resultaten. We proberen te werken aan de veranderingen met de meeste waarde voor de afdeling. En we lopen zelf net zo hard aan tegen al die lastige dilemma’s waar we allemaal mee worstelen. Tegen de neiging het zelf wel even te doen, in plaats van samen. Tegen de noodzaak keuzes te maken. Meedoen in het veranderteam vraagt tijd die niet aan ander werk kan worden besteed. Het gaat niet altijd van een leien dakje, maar met elkaar maken we regelmatig pas op de plaats om te leren hoe we het beter kunnen doen.

Ridicuul kleine stapjes hebben de neiging niet opgemerkt te worden. Daarom kan ik iedereen aanraden om af en toe eens pas op de plaats te maken en met elkaar een half jaar of een jaar terug te kijken. En zie dan eens wat er inmiddels wèl al is veranderd. Moet je eens indenken waar we over een jaar kunnen staan…

Arjen Uittenbogaard

Arjen is verhalenverteller. Een training van hem is een ervaring die je niet licht vergeet. Hij is ook regisseur van improvisatietoneel. Dat vindt hij een mooie metafoor voor zijn werk in het coachen van teams en individuen in organisaties die meer agile willen worden. Want dat is zijn expertise: agile werken. Daar heeft hij al twintig jaar ervaring mee en daar is hij goed in. Zijn hart gaat uit naar de menselijke kant van het werk, naar de communicatie en de samenwerking. Daarbij weet hij alles van complexe adaptieve systemen: omgevingen waarin niets is wat het lijkt, waar best practices je op het verkeerde been kunnen zetten en waar je steeds zult moeten experimenteren en leren. Ook heeft hij nog steeds lol van zijn achtergrond in object georiënteerde softwareontwikkeling: hij mag ontwikkelaars graag uitdagen op hun ontwerpen en de toepassing van design patterns daarin.

06 - 59 443 440

Andere posts

Klik hier