Facilitatiemagie

Door Arjen Uittenbogaard

“Het was haast magisch, wat daar gebeurde!”

Een mooier compliment kon ik me niet wensen. Degene van wie dit kwam had zich gedurende de workshop kritisch opgesteld en leek gaandeweg ook wat ontevreden met het verloop ervan. Maar tegen het einde was er iets gebeurd dat deze opmerking aan hem ontlokte.

Het was een workshop waarin de afdeling nadacht over hun dienstenaanbod aan andere afdelingen binnen de organisatie. Na een reorganisatie waren zij een half jaar geleden een afdeling geworden en hoewel in het reorganisatieplan wel iets was beschreven over wat zij zouden gaan doen, was dat nog helemaal niet vastomlijnd. Gelukkig. Want zo kregen ze ruimte om te reflecteren over hun ervaringen in de afgelopen maanden en over wat zij nou wél en wat absoluut niet vonden horen bij hun taak.
In de workshop, die ik met een collega faciliteerde, nodigden we de aanwezigen uit om met elkaar verhalen te delen over ervaringen die in een van die twee categorieën vielen: “Dit heb ik onlangs gedaan en vind ik een typisch voorbeeld van het werk dat wij als afdeling behoren te doen.” En: “Dit heb ik onlangs gedaan, maar ik vind dat we dit eigenlijk niet zouden moeten doen.” Op basis van deze concrete ervaringen gingen de mensen in groepjes het gesprek aan met elkaar. Want als de een iets goed passend werk voor de afdeling vond, hoefde de ander het daar helemaal niet mee eens te zijn.
Hierna bespraken we plenair welke patronen er waren te onderkennen in de besproken voorbeelden? Waarover was iedereen het eens, waarover minder? Wat zouden criteria zijn om iets wel of niet behorend bij de taak van de afdeling te kwalificeren? Met de manager van de afdeling en de medewerkers die de workshop mee hadden voorbereid, hadden we al geconcludeerd dat deze workshop niet de pretentie moest hebben om tot harde criteria, duidelijke afbakeningen of een geaccordeerde dienstencatalogus te komen. Deze bijeenkomst zou het begin zijn van een gesprek dat op de afdeling en met de andere afdelingen in de organisatie gevoerd kon worden om zo gaandeweg tot steeds duidelijker keuzes te komen. Dit hadden we ook de deelnemers uitgelegd. Desalniettemin ontstond op enig moment toch wat onvrede: was dit nu alles? Een bespreking van voorbeelden? Geen duidelijke conclusies?

Wat was dan die magie aan het einde? Terwijl mijn collega het plenaire gesprek begeleidde, had ik aantekeningen gemaakt. Op flappen aan de muur noteerde ik de soorten diensten die langskwamen en per dienst beschreef ik de voors en de tegens, de redenen om wel of niet een dergelijke dienst aan te bieden en ook de dilemma’s die erbij ter sprake kwamen. Gedurende het gesprek kwamen er zo een stuk of zes flappen aan de muur die een mooie samenvatting van het gesprek bleken. Zonder dat de deelnemers er heel veel erg in hadden, hadden ze in het gesprek naar aanleiding van specifieke voorbeelden een heleboel aspecten behandeld die met het dienstenaanbod van de afdeling te maken hadden. Ik hoefde tegen het eind van de sessie de flappen alleen maar voor te lezen om de mensen dit te laten inzien. Ziedaar de magie van het moment.

Meesterlijk faciliteren is ook: meesterlijk notuleren. Gedurende het gesprek aantekeningen maken en die voor iedereen zichtbaar aan de muur hangen. Dit is het groepsgeheugen, dit is wat gedurende de sessie besproken is. Door te wijzen naar de flap haal je je de bijbehorende discussie weer voor de geest. Door aan het eind nog eens langs de flappen te lopen, liggen de conclusies voor het oprapen.

Wil je ook leren Meesterlijk Faciliteren? Ook in 2020 verzorg ik deze training weer. Zie Altimos’ trainingenoverzicht voor meer informatie.

Arjen Uittenbogaard

Arjen is verhalenverteller. Een training van hem is een ervaring die je niet licht vergeet. Hij is ook regisseur van improvisatietoneel. Dat vindt hij een mooie metafoor voor zijn werk in het coachen van teams en individuen in organisaties die meer agile willen worden. Want dat is zijn expertise: agile werken. Daar heeft hij al twintig jaar ervaring mee en daar is hij goed in. Zijn hart gaat uit naar de menselijke kant van het werk, naar de communicatie en de samenwerking. Daarbij weet hij alles van complexe adaptieve systemen: omgevingen waarin niets is wat het lijkt, waar best practices je op het verkeerde been kunnen zetten en waar je steeds zult moeten experimenteren en leren. Ook heeft hij nog steeds lol van zijn achtergrond in object georiënteerde softwareontwikkeling: hij mag ontwikkelaars graag uitdagen op hun ontwerpen en de toepassing van design patterns daarin.

06 - 59 443 440

Andere posts

Klik hier