EYAWTI – de geboorte van een verbeterweek

Door Arjen Uittenbogaard

In complexe omgevingen is het belangrijk om de dwarsverbanden in de organisatie te verstevigen (social network stimulation). In agile organisaties is het belangrijk om ervoor te waken dat lokale optimalisaties niet ten koste gaan van het verbeteren van het geheel. En altijd is het belangrijk om teamleden gemotiveerd te houden en eigen initiatief en inzichten te waarderen. Drie argumenten die er bij een van mijn opdrachten toe leidden dat we een week organiseerden die we in eerste instantie de Retrospective-week noemden.
Voor deze week daagden we iedereen uit om die zaken aan te pakken die in hun beleving echt beter moesten. Het soort dingen waar je al vaker tegenaan bent gelopen, maar waarvoor je nooit tijd hebt gemaakt om er nu eens wat aan te doen. Van die dingen die waarvan je, als je niet uitkijkt, gaat geloven dat ze er nu eenmaal bij horen (maar waar nieuwe collega’s zich steeds weer over verbazen). Iedereen kreeg dus de uitdaging om er nu eens echt iets aan te doen. Er waren maar twee voorwaarden: het moest samen met mensen uit andere teams gebeuren en het resultaat moest aan het eind van de week worden gedemonstreerd.

De aftrap van de eerste Retrospective-week deden we in een grote sessie waar iedereen voor was uitgenodigd. De manager van de afdeling legde uit waarom zij dit initiatief zo belangrijk vond. Daarna begon er een gezellige chaotische sessie waarin iedereen zijn ideeën aan de man kon brengen. Eerst door ze plenair kort te presenteren en daarna ging het decentraal en zelforganiserend verder. Op een groot bord aan de muur konden de ideeën worden gepubliceerd, met daarbij de momenten en plaats dat er gedurende de week aan gewerkt ging worden. Iedereen kon zich erbij aansluiten, of nog nieuwe ideeën publiceren. Tot onze aangename verrassing waren er al meteen een stuk of vijftien initiatieven!
Gedurende de week zag je her en der groepjes mensen werken aan hun verbeteringen. Op de marketingafdeling werd een Scrumbord opgehangen en ingericht: het eerste Scrum-initiatief buiten de IT. Iemand uit het team dat kwartaaldata produceerde werkte samen met iemand uit het team dat met die data rapportages moest maken. Ze werkten een workflow uit waardoor het produceren van die rapportages dagen sneller kon: dat scheelt nogal in een sprint van twee weken. Drie ontwikkelaars bouwden een web-based monitor waardoor iedereen van overal de voortgang van een deployment kon volgen. En ga zo maar door.
Aan het eind van de week hadden we een grote zaal gereserveerd waar de verbeteringen werden gedemonstreerd. Weer was iedereen uitgenodigd en het management, ook een goede vertegenwoordiging van het hoger management was aanwezig. In alle hoeken van de zaal stonden mensen hun resultaten te demonstreren. Er waren hapjes en drankjes en de resultaten werden zo hier en daar onder applaus ontvangen. Gaandeweg groeide de tevredenheid over wat er in zo korte tijd allemaal verbeterd was. De Retrospective-week was geslaagd en besloten werd om elk kwartaal zo’n week te houden. Een nieuwe traditie was geboren.
Alleen de naam ervan, die moest pakkender. Ter plekke hielden we een prijsvraag voor een betere naam. Met meerderheid van stemmen werd het de Everything You Always Wanted To Improve-week.

(Dat was op dat moment de leukste keuze, maar bleek in de wandelgangen al snel een mondvol. Het werd al snel afgekort tot EYAWTI-week. Dat was zo mogelijk nog onuitspreekbaarder en verwerd in de volksmond tot Yeti-week. Nu, een paar jaar later, word de week Improvement-week genoemd. Ook een fraaie naam die de lading eigenlijk best goed dekt.)

Arjen Uittenbogaard

Arjen is verhalenverteller. Een training van hem is een ervaring die je niet licht vergeet. Hij is ook regisseur van improvisatietoneel. Dat vindt hij een mooie metafoor voor zijn werk in het coachen van teams en individuen in organisaties die meer agile willen worden. Want dat is zijn expertise: agile werken. Daar heeft hij al twintig jaar ervaring mee en daar is hij goed in. Zijn hart gaat uit naar de menselijke kant van het werk, naar de communicatie en de samenwerking. Daarbij weet hij alles van complexe adaptieve systemen: omgevingen waarin niets is wat het lijkt, waar best practices je op het verkeerde been kunnen zetten en waar je steeds zult moeten experimenteren en leren. Ook heeft hij nog steeds lol van zijn achtergrond in object georiënteerde softwareontwikkeling: hij mag ontwikkelaars graag uitdagen op hun ontwerpen en de toepassing van design patterns daarin.

06 - 59 443 440

Andere posts

Klik hier