Een lesje faciliteren

Door Arjen Uittenbogaard

Al jaren geef ik trainingen over het faciliteren van workshops. Er is een aantal lessen waar ik steeds weer op terugkom. Onlangs heb ik de waarde van deze lessen weer eens aan den lijve ondervonden. Door er tegenaan te lopen dat het echt mis gaat als je je er niet aan houdt…

Een workshop voorbereiden vraagt in ieder geval twee keer zoveel tijd als de workshop zelf
Terug van vakantie vond ik een mail waarin me gevraagd werd om meteen de volgende dag een workshop te begeleiden. Ik was al vaker betrokken in dit traject, dus wist min of meer waar het over ging. De groep was behoorlijk op elkaar ingespeeld en ik ben niet bang een beetje te improviseren. Mijn agenda zat voor die twee dagen al redelijk vol, maar al met al dacht dat het wel zou lukken.
Ja, ja: “min of meer”, “behoorlijk”, “een beetje”, “redelijk”.
Ik had aan mijn water kunnen voelen dat, wilde ik de workshop echt goed voorbereiden, er veel meer tijd in zou gaan zitten dan ik erin kon steken.

Vergewis je ervan dat de juiste deelnemers aanwezig zijn.
Zonder die deelnemers die echt nodig zijn kun je beter geen workshop houden. Zonde van de tijd. Nou, dát zat wel snor. Voor deze workshop waren zo’n 15 deelnemers uitgenodigd, inclusief de vier die onmisbaar waren. Naast die vier waren een man of vijf eerder al af en toe betrokken geweest bij het werk en voor vier mensen was het nieuw. Natuurlijk stelde ik daar vragen over, maar we kwamen er op uit dat het goed was om deze groep bij elkaar te hebben. Alleen al om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zou komen.
Fout natuurlijk. Het op één lijn komen was niet het doel van deze workshop. Het was een smoes om deze overdaad aan deelnemers goed te praten. Het gevolg was dat in de workshop veel tijd verloren ging. Discussies die eerder al waren gevoerd werden weer opgerakeld. Zaken die voor de direct betrokkenen helder waren, moesten worden toegelicht.
“De juiste deelnemers,” betekent ook: niet teveel.

Bepaal op basis van het doel de agenda, of stem het doel af op de beschikbare tijd.
Begin niet aan een workshop als niet voor iedereen het doel duidelijk is. En begin niet aan de voorbereiding als het doel niet helder is. Voor deze workshop kon ik het niet navragen bij mijn opdrachtgever, die was namelijk nu zelf op vakantie. Maar in de gesprekken met een aantal direct betrokkenen kon ik het doel wel achterhalen en zo formuleren dat ik het snapte en zij het ermee eens waren. Als ik er even over nadacht zou dat een workshop van één of twee dagen worden. Helaas was er maar twee uur voor gepland.
Weer een reden om de workshop op dat moment af te blazen. Of om het doel drastisch naar beneden bij te stellen.
Had ik dat maar gedaan, want nu begon tijdens de workshop iedereen steeds nerveuzer te worden toen bleek dat we niet de geplande 72 eisen konden bespreken, maar ergens rond de vier bleven steken.

Onderschat de tijd voor elk programmaonderdeel niet
Ik weet het, maar trapte er toch weer in. Een inleiding doe je niet in vijf minuten. Zeker niet als er nieuwe mensen in de groep zitten en als je het doel nog moet bespreken. Een samenvatting van de stand van zaken doe je niet in tien minuten. Zeker niet als die stand bestaat uit een brownpaper van 3,5 meter lang en 72 briefjes die aan elkaar gerelateerd zijn. En een toelichting op de aanpak lukt niet in vijf minuten. Zeker niet als je een techniek wilt gebruiken die aan elkaar hangt van vaktermen en diagrammen die lang niet iedereen kent en kan lezen.
Voor de grap zeg ik wel eens: “Het duurt twee keer zo lang als je denkt, zelfs als je hiermee rekening houdt.” Had ik daar maar rekening mee gehouden.

Improviseer, maar gooi niet zomaar je hele programma overhoop
Natuurlijk gaat het nooit helemaal zoals je vooraf gepland had. Improviseren is noodzakelijk. Maar binnen grenzen. Een heel mooie metafoor voor het faciliteren vind ik: dansen op een schaakbord (uit het Werkboek Werkconferenties van van den Berge e.a.). Met andere woorden: er zijn grenzen aan wat je ter plekke omgooit.
In deze workshop was het uiteindelijk misschien toch niet zo’n goed idee om alle eisen plenair door te werken in plaats van in drie groepen tegelijk, zoals ik van plan was. Met drie groepen kon het werk in drieën gedeeld worden. Niet dat hierdoor het werk drie keer zo snel kon – je wilt aan het eind minstens kennis nemen van de resultaten uit de andere groepjes. Maar toch. Met vijftien man elke eis afzonderlijk bespreken was geen succes. Zelfs als iedereen probeert niet per se overal iets over te willen zeggen, zijn er bij elk punt toch altijd een páár mensen die er iets over willen zeggen.
En het ter plekke invoegen van een programmaonderdeel waarin de architecturele kaders werden toegelicht, was ook niet zo’n slimme zet – ook dit vrat al snel een kwartier van de kostbare tijd.

Als je moe bent, heb je iets niet goed gedaan.
Wat wás ik moe, na deze workshop!

(Hoe het verder is gegaan? Vier deelnemers, de kerngroep, is de dag na de workshop nog een dag bezig geweest om het oorspronkelijke doel van de workshop te bereiken. Met z’n vijftienen dit werk in twee uur proberen te doen was duidelijk een misrekening.)

Arjen Uittenbogaard

Arjen is verhalenverteller. Een training van hem is een ervaring die je niet licht vergeet. Hij is ook regisseur van improvisatietoneel. Dat vindt hij een mooie metafoor voor zijn werk in het coachen van teams en individuen in organisaties die meer agile willen worden. Want dat is zijn expertise: agile werken. Daar heeft hij al twintig jaar ervaring mee en daar is hij goed in. Zijn hart gaat uit naar de menselijke kant van het werk, naar de communicatie en de samenwerking. Daarbij weet hij alles van complexe adaptieve systemen: omgevingen waarin niets is wat het lijkt, waar best practices je op het verkeerde been kunnen zetten en waar je steeds zult moeten experimenteren en leren. Ook heeft hij nog steeds lol van zijn achtergrond in object georiënteerde softwareontwikkeling: hij mag ontwikkelaars graag uitdagen op hun ontwerpen en de toepassing van design patterns daarin.

06 - 59 443 440

Andere posts

Klik hier