Een betere risicoanalyse – met creativiteit, zonder tunnelvisie

Door Arjen Uittenbogaard

Risicoanalyses hebben de neiging veel tijd in beslag te nemen en lijden nogal eens aan tunnelvisie: we bestuderen vooral de risico’s die we al in beeld hebben en worden als puntje bij paaltje komt verrast uit een heel andere hoek. Het kan ook anders. Met wat creativiteit kom je al snel op nieuwe inzichten. Deze workshop van een of meer uur levert naast de nodige lol ook waardevolle resultaten. Nodig deelnemers uit die een breed spectrum van betrokken, en misschien wel niet-betrokken, partijen vertegenwoordigen.
Hieronder spreek ik steeds van een project, maar deze workshop is veel breder inzetbaar. Het kan net zo goed gaan over een programma dat op stapel staat, of al loopt. Of over nieuwe epics of features op de backlog.

Wanneer is het project succesvol?
De eerste stap in de workshop gaat over wanneer dit project een succes is. In groepjes stellen de deelnemers vast wat volgens hen de belangrijkste aspecten van succes zijn. Ik zeg daar altijd bij dat “op tijd en binnen budget” niet het goede antwoord is. Als dat de twee criteria zijn om een project geslaagd te noemen, is het heel makkelijk om succesvol te zijn: meteen stoppen! Nee, zoek naar twee aspecten die, indien gerealiseerd aan het eind van het project, daadwerkelijk door alle betrokkenen met champagne zouden worden gevierd. Als we die twee aspecten S1 en S2 noemen willen we ook nog dat S1 en S2 onafhankelijk van elkaar zijn. Als S2 niet kán slagen als S1 niet bereikt wordt, zijn ze afhankelijk. Zoek dan een ander tweede aspect. img_20161127_120518
Teken S1 en S2 nu op twee assen die verschillende eindscenario’s van het project schetsen. Het zonnige scenario, rechtsboven, is het scenario waarin aan het eind van het project zowel S1 als S2 bereikt zijn. Maar het is ook denkbaar dat slechts een van de twee gerealiseerd wordt. En het rampscenario staat linksonder: een projecteinde waarin noch S1, noch S2 zullen zijn gerealiseerd.

Stel je voor…
In deze stap maken de deelnemers zich een voorstelling van verschillende eindsituaties. Omdat we met een risicoanalyse bezig zijn is het zonnige scenario, rechtsboven, waarschijnlijk het minst interessant. Bovendien is dat het scenario waar veel betrokkenen impliciet vaak al van uitgaan. We gaan deze potentiële tunnelvisie doorbreken en wel door een of twee van de ándere scenario’s uit te diepen.
Voor elk scenario, gaan de aanwezigen zich voorstellen hoe de wereld eruit ziet als het project op deze manier is afgelopen. Vragen die ik graag gebruik zijn de volgende.

  • Kies een medium waarin over dit project gepubliceerd wordt: een landelijke of lokale krant, een vaktijdschrift, of misschien een nieuwsbrief van een belangengroep? Het maakt niet uit wat je kiest, als het maar niet te klein gedacht is. Kies iets dat niet genegeerd kan worden. Voor dit medium bedenk je een kop boven het artikel dat over het beëindigde project geschreven wordt. Wees niet genuanceerd. Zet het succes of falen van het project dik aan. Liever: “Duizenden huishoudens de dupe van mislukking van xxx”, dan: “Xxx minder succesvol dan verwacht.
  • Zoek een foto, of maak een collage, die dit scenario uitbeeldt. Neem hiervoor als facilitator veel verschillende kranten en tijdschriften mee waaruit naar believen geknipt en gescheurd kan worden.
  • Beschrijf hoe de projectleider na afloop in dit scenario door de gangen loopt. Dito voor de medewerkers en klant. Wat hoor je ze zeggen over dit project?

Een tijdlijn van nu naar dan: hoe is het zo gekomen?
Nu maken de groepjes een tijdlijn van nu naar ‘dan’, namelijk als het project in dit scenario is geëindigd. In de vorige stap hebben de groepjes zich een voorstelling in geuren en kleuren gemaakt van hoe de wereld er dan uitziet. Vanuit deze voorstelling markeren ze op de tijdlijn een aantal momenten waarop iets gebeurde dat waardoor het project naar dit einde bewoog. Ze geven een korte beschrijving van deze momenten en van wat er gebeurde of juist niet gebeurde.
Doordat de groepjes in gedachten al naar de toekomst zijn gereisd kunnen deze momenten, die in de huidige realiteit nog in de toekomst liggen, beschreven worden alsof ze al gebeurd zijn. Dit is een krachtig instrument om het voorstellingsvermogen te prikkelen.

Conclusies: risico’s en maatregelen?
Alle gebeurtenissen die zo op de tijdlijnen voor de verschillende scenario’s in de verschillende groepjes zijn geschetst, zijn potentiële of mogelijk nieuw geïdentificeerde risico’s die het project bedreigen. Bij al deze risico’s kan in deze vervolgstap besproken worden hoe ermee om te gaan. Risico’s kunnen genegeerd, geaccepteerd, of gemitigeerd worden, bijvoorbeeld op basis van de kans dat ze zich manifesteren en de impact die dat dan heeft. Hier zijn we op vertrouwd terrein, dus deze stap werk ik hier niet uit.

Alternatieven
Voel je vrij om de stappen in deze workshop te variëren of uit te breiden. Je kunt na de eerste stap in de groepjes eerst gezamenlijk de uitkomsten van de verschillende groepjes bespreken. De projectleider, opdrachtgever, Product Owner, of wie ook maar belang heeft in het werk onder beschouwing kan dan bijvoorbeeld aangeven wat voor hem écht de twee aspecten zijn die succes bepalen. Deze S1 en S2 worden dan de basis voor het verdere werk. Evenzo kan bijvoorbeeld de laatste stap, vaststellen van risico’s en maatregelen, plenair gedaan worden, of in groepjes van mogelijk andere samenstelling dan in de eerste stappen.
Ook de tweede stap, het doorleven van een scenario, kun je natuurlijk naar believen variëren. Belangrijk is ervoor te waken dat dit deel creatief blijft: het gaat over de toekomst en die is niet (enkel) met analytische redenering te kennen. Je wilt de deelnemers zo ver krijgen dat ze zich inleven in het scenario onder beschouwing.
Je kunt ook overwegen om verschillende groepjes verschillende scenario’s te laten uitwerken, zodat elk scenario een uitwerking met meer diepgang krijgt dan als iedereen meerdere scenario’s behandelt.

Mogelijkheden te over. De waarde van de workshop zit in de eerste stappen. Stappen die betrokkenen dwingen expliciet verschillende uitkomsten onder ogen te zien, zich deze voor te stellen en te bedenken wat maakt dat het project deze uitkomst kan hebben. Een snelle, creatieve en waardevolle manier om een risicoanalyse te doen, of aan te vullen.

Arjen Uittenbogaard

Arjen is verhalenverteller. Een training van hem is een ervaring die je niet licht vergeet. Hij is ook regisseur van improvisatietoneel. Dat vindt hij een mooie metafoor voor zijn werk in het coachen van teams en individuen in organisaties die meer agile willen worden. Want dat is zijn expertise: agile werken. Daar heeft hij al twintig jaar ervaring mee en daar is hij goed in. Zijn hart gaat uit naar de menselijke kant van het werk, naar de communicatie en de samenwerking. Daarbij weet hij alles van complexe adaptieve systemen: omgevingen waarin niets is wat het lijkt, waar best practices je op het verkeerde been kunnen zetten en waar je steeds zult moeten experimenteren en leren. Ook heeft hij nog steeds lol van zijn achtergrond in object georiënteerde softwareontwikkeling: hij mag ontwikkelaars graag uitdagen op hun ontwerpen en de toepassing van design patterns daarin.

06 - 59 443 440

Andere posts

Klik hier